Como fazer uma procuração digital na Receita Federal?

Lidar com as obrigações legais administradas pela Receita Federal do Brasil não é uma das tarefas mais simples.

Muita gente, seja por falta de tempo, conhecimento técnico ou paciência, acaba delegando essas tarefas a alguém de confiança.

Só que estamos falando de responsabilidades tributárias, certo?

Devido ao sigilo fiscal o governo precisa saber se realmente é você (ou alguém autorizado por você) que está declarando ou consultando certas informações.

Geralmente, essa confirmação se dá por certificado digital ou pelas contas gov.br. Esses acessos são sua identidade virtual e não devem ser compartilhados com absolutamente ninguém.

Para possibilitar que terceiros realizem serviços digitais em seu nome, de forma segura, junto a Receita Federal é necessário outorgar uma procuração digital. É sobre ela que falaremos nesse artigo, repassando os principais aspectos e o passo a passo para emiti-la.

Boa leitura!

O que é uma procuração?

A Procuração é o documento válido legalmente, em que uma pessoa física ou jurídica concede poderes, geralmente o de representação, a outra pessoa física ou jurídica.

Tecnicamente, a procuração é o instrumento do Mandato. Nosso Código Civil reserva um capítulo inteiro (capítulo X) para regulamentar a procuração (mandato).

"Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato."

Código Civil Brasileiro - Art. 653

Só para exemplificar: imagine alguém que pretenda passar 2 (dois) anos estudando fora do Brasil.

Para viajar sem preocupações, essa pessoa preventivamente confere a seu pai uma procuração, autorizando-o a representá-la em determinadas situações.

Dessa forma, caso algum imprevisto ocorra no Brasil e a resolução seja possível só pessoalmente, o pai poderá representar o(a) filho(a) perante as autoridades competentes.

A procuração deve estabelecer exatamente os poderes concedidos e o prazo de sua vigência.

São partes de uma procuração:

Outorgante: É a pessoa física ou jurídica que autoriza alguém a representá-la; e
Outorgado(a) ou procurador(a): É a pessoa física ou jurídica que representa o outorgante.

Tipos de procuração

Quanto ao tipo, as procurações são divididas em 2(duas) categorias:

Procurações públicas; e
Procurações privadas.

Em termos práticos, a diferença entre as procurações públicas e privadas diz respeito a 2(dois) aspectos chaves: a fé pública e a publicidade do documento.

As procurações públicas são aquelas registradas em cartório. O tabelião de notas assina o documento, conferindo fé pública, e o registro no livro de notas do cartório dá publicidade a procuração.

Já as procurações privadas são aquelas outorgadas de forma particular, entre outorgante e outorgado(as). Não são de acesso público e não tem a fé pública.

Determinadas situações exigem procurações públicas.

Procuração Digital da Receita Federal

Quanto aos serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (e-CAC), a representação de terceiros é feita via Procuração Digital RFB.

A Procuração Digital RFB permite o cumprimento de formalidades legais relacionadas a processos digitais, podendo o(a) outorgado(a) peticionar, impugnar, desistir e juntar documentos.

O outorgado, também, pode representar o outorgante no procedimento de ciência ou notificação, bem como assinar documentos digitais juntados ou não pelo representante.

A Instrução RFB 2.066/2022 regulamenta todo o processo de emissão e validade das Procurações Digitais RFB.

Onde faço minha Procuração Digital da Receita Federal?

Existem 2 (dois) caminhos para você emitir a sua Procuração Digital RFB:

Pelo próprio e-CAC; ou
Pelo Portal da Receita Federal do Brasil. Veja o endereço eletrônico mais adiante em “Emissão da Procuração Digital RFB pelo Portal da Receita Federal”.

Qual é o melhor caminho?

Sem dúvidas a melhor opção é a via do e-CAC. No entanto, para cadastrar a Procuração Digital RFB no e-CAC, o outorgante deve ter certificado digital válido ou conta gov.br nível prata ou ouro.

A grande vantagem de usar o e-CAC é que a validação da procuração é automática. Qualquer inconsistência é imediatamente informada para que você corrija os problemas na hora.

Já no portal da Receita Federal o cadastro da procuração é submetido a uma análise que leva até 5 (cinco) dias úteis. Existindo inconsistência(s) a solicitação é negada e o processo deve ser reiniciado.

Passo a passo para emitir a procuração digital na Receita Federal

A seguir demonstraremos o passo a passo da emissão da Procuração Digital RFB.

Vamos demonstrar o passo a passo das 2 (duas) formas: pelo e-CAC e pelo Portal da Receita Federal.

Como pelo e-CAC o cadastro é mais fácil e rápido, iniciaremos por essa alternativa.

Emissão da Procuração Digital RFB pelo E-Cac

Se você tem certificado digital ou conta gov.br nível prata ou ouro você pode cadastrar a sua procuração direto no e-CAC, sem sair de casa.

PASSO 1

O primeiro passo é efetuar o login no portal do e-CAC.

Independente de como você pretende fazer o login, seja por certificado digital ou conta gov.br, clique no botão “Entrar com gov.br”.

PASSO 2

Você será direcionado(a) a página de login do gov.br.

Nesse momento você poderá optar pelo mecanismo de acesso mais adequado para o seu caso.

Escolha entre a seguintes opções de login:

Conta gov.br (níveis prata ou ouro);
Conta bancária;
QR Code;
Certificado digital; ou
Certificado digital em nuvem.

PASSO 3

Depois de concluir seu login no e-CAC, clique na opção “Senhas e Procurações”.

PASSO 4

Clique na opção “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procurações para o e-CAC.

PASSO 5

Selecione a opção “Cadastrar Procuração”.

PASSO 6

Agora você precisará informar os dados necessários a preparação da sua Procuração Digital RFB.

As primeiras informações a serem fornecidas se referem ao outorgante, ou seja, aquele(a) que está concedendo poderes a terceiros.

Na sequência será necessário informar o CPF ou CNPJ do procurador, que é aquele(a) que receberá poderes para agir em nome do outorgante.

Por fim, o sistema pede que seja atribuída a validade da procuração. Esse prazo não pode ser superior a 5(cinco) anos.

PASSO 7

Ainda na mesma da tela no passo 6, o sistema apresentará todos os poderes que poderão ser delegados na procuração.

Utilize as caixas de marcação para indicar os poderes que serão atribuídos ao procurador.

Caso deseje conferir poderes plenos ao procurador, marque a primeira opção: “Todos os serviços existentes e o que vierem a ser disponibilizados no Sistema de Procurações Eletrônicas do e-CAC (destinado ao tipo do Outorgante – PF ou PJ), para todos os fins, inclusive confissão de débitos, durante o período de validade da procuração.“

Confira os poderes delegados, e estando tudo certo clique no botão “Cadastrar Procuração”.

PASSO 8

Na sequência o sistema apresentará as declarações da Receita Federal. Verifique se concorda com os termos e clique em “OK”.

PASSO 9

Após o aceite dos termos da Receita Federal você será encaminhado(a) para uma página de exibição e conferência da procuração.

Estando tudo certo, você deverá assinar o documento digitalmente através do botão “Assinar”.

PASSO 10

Para que sua assinatura seja processada é necessário que você tenha instalado em seu dispositivo o Assinador Serpro atualizado.

Se necessário instale ou atualize a aplicação seguindo as orientações do sistema.

PASSO 11

Após a assinar digitalmente a procuração você será direcionado(a) a uma página indicando que a Procuração Digital RFB foi cadastrada com sucesso.

Basta clicar em “Fechar”.

PASSO 12

Após o cadastramento da Procuração Digital o sistema lhe dará a opção de restringir os poderes quanto ao acesso da procuração.

Caso deseje incluir restrições clique em “Sim”, se você não deseja incluir restrições clique em “Não”.

PASSO 13

Pronto! A Procuração Digital RFB foi cadastrada e o(a) procurador(a) cadastrado(a) já poderá representá-lo(a).

Emissão da Procuração Digital RFB pelo Portal da Receita Federal

O cadastro da procuração pela Plataforma da Receita Federal é a única alternativa para quem não tem certificado digital ou conta gov.br de nível prata ou ouro.

De fato, pela plataforma o processo é moroso e trabalhoso. Só a avaliação da procuração pode levar até 5 (cinco) dias úteis, e se negada exige o reinício do processo.

Sem falar que, a depender do caso, a entrega de documentos deverá ser feita em cartório com cobrança de taxas.

Portanto, considere contratar um certificado digital para fazer o processo pelo e-CAC.

Aqui na Contatic, você pode adquirir o seu E-CPF A1 ou o E-CNPJ A1 em até 6 vezes sem juros. Além disso você não precisa sair de casa, todo o processo é virtual.

Passo 1

O primeiro passo para solicitar a emissão da procuração digital pela Receita Federal é acessar a plataforma no endereço eletrônico: https://servicos.receita.fazenda.gov.br/Servicos/procuracoesrfb.

Você será direcionado(a) a seguinte tela inicial:

Passo 2

Ao clicar em “Continuar” você iniciará o preenchimento das informações necessárias a confecção da procuração.

As primeiras informações requeridas referem-se ao outorgante (quem está transmitindo poderes a terceiros).

Passo 3

Na sequência insira os dados de quem o(a) representará (Outorgado) digitalmente perante a Receita Federal.

Passo 4

Grave uma senha com pelo menos 8 (oito) caracteres alfanuméricos, e depois estabeleça o prazo da procuração.

Lembrando que o prazo de vigência da Procuração Digital RFB não pode exceder 5 (cinco) anos.

Passo 5

Agora você precisará informar quais poderes você concederá ao outorgado(a).

Selecione na caixa de seleção quais serviços estarão abrangidos pela procuração e clique em “Cadastrar Procuração”.

Passo 6

O sistema gerará automaticamente o arquivo da procuração e atribuirá um número de controle ao documento. Confira se as informações estão corretas.

Salve e imprima o arquivo.

Passo 7

Enviar a procuração e os documentos para análise da Receita Federal.

Essa etapa pode ser cumprida de 2(duas) formas:

Digitalmente: Através do e-Processo no próprio e-CAC; ou
Pessoalmente: Entregando a documentação em um dos cartórios conveniados a Receita Federal.

Serão necessários os seguintes documentos:

PESSOAS VIVAS – DOCUMENTAÇÃO GERAL

Documento de identificação do(a) outorgante e do(a)(s) outorgado(a)(s)/procurador(es)

Comprovante de residência do(a) outorgante e do(a)(s) outorgado(a)(s)/procurador(es).

PESSOAS FALECIDAS – DOCUMENTAÇÃO GERAL

Certidão de óbito, ou certidão de casamento, ou nascimento com averbação do óbito.

Pessoas falecidas com bens a inventariar

A Procuração Digital RFB deverá ser assinada pelo inventariante, caso haja inventário judicial ou extrajudicial. Adicionalmente deve ser apresentada escritura pública ou procuração pública emitida em cartório, ou termo de nomeação de inventariante, no caso de processo de inventário judicial.

Se o inventário não tiver sido iniciado, ou não haja inventariante nomeado, ou ainda, se o inventário já tiver sido encerrado, a Procuração Digital RFB poderá ser assinada pelo responsável judicialmente nomeado, pelo espólio, através de escritura pública.

Pessoas falecidas sem bens a inventariar

O meeiro ou herdeiro legal mediante comprovação da inexistência de bens e da sua condição de herdeiro legítimo do falecido pode assinar a Procuração Digital RFB.

O representante deverá apresentar a Declaração de inexistência de Bens a Inventariar ou Arrolar.

Dúvidas frequentes

1- Quem é o(a) outorgante de uma procuração?

Outorgante é aquele(a) que confere determinados poderes de representação à terceiros, pelo prazo e condições estabelecidas no referido instrumento.

2- Quem é o(a) outorgado(a) ou procurador(a) em uma procuração?

É aquele(a) investido(a) de poderes de representação de terceiros nas condições e prazos definidos na procuração.

3- Qual é a fundamentação legal da procuração?

É o Código Civil Brasileiro (Lei 10.406/02) em seu capítulo X.

4- Quem pode conceder (outorgar) uma procuração?

Qualquer pessoa física acima de 16 (dezesseis) anos ou pessoa jurídica que possua, respectivamente, CPF ou CNPJ.

5- Para que serve a procuração digital junto a Receita Federal?

Ela possibilita que alguém (PF ou PJ) indique um terceiro (PF ou PJ) para representá-lo(a) digitalmente junto a Receita Federal do Brasil.

6- Quais são os prazos máximos e mínimos de uma procuração digital junto a Receita Federal?

A Procuração Digital RFB não pode ter prazo inferior a 1(um) dia e nem superior a 5(cinco) anos.

7- Posso cancelar uma procuração digital junto a Receita Federal?

Sim, a qualquer momento. Você pode solicitar o cancelamento via e-CAC ou Portal de Receita Federal.

8- Minha empresa possui diversas filiais, preciso emitir uma Procuração Digital para cada uma delas?

Não. Para isso basta emitir a Procuração Digital RFB do CNPJ matriz da sua empresa, todas as filiais serão abrangidas por essa procuração.